Система "Дело" помогла организовать в «Газпром Кыргызстан» единое документационное пространство

В конце марта компания «Газпром Кыргызстан», монополист по импорту природного газа в Кыргызскую Республику, завершила внедрение системы управления документами «ДЕЛО» в головном офисе и филиалах. Проект реализован компанией «КС-Консалтинг» (г. Барнаул) и является первым опытом работы этого интегратора за пределами России.

В структуру ОсОО «Газпром Кыргызстан» входят 9 филиалов. Компания является дочерним обществом ПАО «Газпром».

До внедрения СЭД «Дело» в ОсОО «Газпром Кыргызстан» документооборот был организован в системе собственной разработки. Эта система позволяла регистрировать документы и контролировать исполнение, но не имела функционала для хранения электронных образов и пересылки их между подразделениями. Отчетность по документообороту велась вручную, часть документов регистрировалась в бумажных журналах в подразделениях. Согласование проектов документов осуществлялось на бумаге.

Главными задачами проекта стали:

создание электронного архива с возможностью быстрого поиска документов;

организация согласования документов в электронном виде;

обеспечение оперативного доведения документов до исполнителя и прозрачности процессов исполнения;

автоматизация контроля и подготовки отчетности;

объединение подразделений в единое документационное пространство.

Заказчик приобрел 110 рабочих мест системы «Дело» (56 из них – web-клиент), 16 лицензий на опцию «Сканирование», 30 – на подсистему «Оповещение и уведомление». «Дело» установлено в отделе ДОУ, других подразделениях Центрального аппарата и во всех филиалах.

Внедрение системы «Дело» позволило решить все поставленные задачи, а также существенно упростить маршруты движения документов. В частности, обмен документами между филиалами и подразделениями центрального аппарата сейчас реализован средствами СЭД (без участия службы ДОУ). В процессе внедрения были учтены требования заказчика по обеспечению информационной безопасности.

В настоящее время заместители руководителя и начальники отделов осуществляют в СЭД все операции с документами: ознакомление, вынесение резолюций или (для замов) утверждение подготовленных отделом ДОУ проектов резолюций, ведение личного контроля. Опция «Оповещения и уведомления» позволяет им оперативно получать информацию о поступлении документов и о приближении сроков исполнения поручений, визирования проектов и др. Руководители подразделений используют функцию создания карточек проектов документов, и большинство проектов проходят согласование в СЭД в безбумажном виде.

Для подготовки аналитических отчетов теперь используется функционал СЭД «Дело». В настоящее время разработан и проходит согласование проект нового Регламента работы с документами, который формально закрепит изменения в бизнес-процессах документооборота.

Благодаря системному подходу и оперативному взаимодействию между руководством, рабочей группой внедрения заказчика и специалистами «КС-Консалтинг» все поставленные задачи по проекту решены в установленные сроки. В дальнейших планах ОсОО «Газпром Кыргызстан» – увеличение количества пользователей СЭД и более полное освоение функционала системы. Также есть интерес к мобильным приложениям для работы руководства холдинга в СЭД «Дело».